Normas para la correcta presentación de documentos en la Oficina de Atención Ciudadana de la Gerencia Municipal de Urbanismo de Santa Cruz de Tenerife.
La aprobación de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, introduce, entre otros muchos aspectos, la obligación de la tramitación por parte de las administraciones públicas en formato electrónico, dejando a la tramitación en papel como un reducto totalmente excepcional. De esta forma, a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, en Octubre de 2016, todas las Administraciones deben cumplirlo.
Con el fin de dar cabida con lo manifestado anteriormente, se establece aquí, un conjunto de normas básicas de funcionamiento para la Oficina de Atención Ciudadana de Urbanismo, OAC, tendentes a conseguir que la tramitación electrónica sea posible, así como, facilitar progresivamente la relación con la ciudadanía. Estas normas básicas se irán revisando y actualizando progresivamente, distinguiéndose por la fecha de la versión colada al lado izquierdo.
Como norma general siempre se tratará de impulsar y favorecer la presentación de toda la documentación en formato digital, pero si esto no fuera posible, se ha dotado a la OAC con la capacidad de transformarlos, respetando, no obstante, algunas condiciones mínimas que garanticen la viabilidad técnica y temporal de la conversión de los documentos papel en electrónico. Consideraciones básicas a respetar:
Toda la documentación que no se pueda presentar en formato electrónico, se presentará en la OAC con un formato físico igual o inferior a DIN A4. De esta forma, podrá ser digitalizado en el mismo momento y devuelto el original al interesado.
Cualquier documento en papel cuya dimensión sea superior a DIN A4, deberá ser presentado en formato electrónico.
Para garantizar tiempos de espera y funcionamiento de la OAC, no se podrá presentar documentación en papel que en su conjunto sumen más de 100 páginas, debiendo ser presentadas, en ese caso, en formato electrónico.
Para una correcta manipulación, los documentos en papel vendrán con la sujeción mínima suficiente que permita ser separados fácilmente, y su digitalización instantánea.
Las particularidades que pueden presentarse dentro del mundo electrónico aconsejan establecer criterios homogéneos para la presentación de los documentos electrónicos, de tal forma que se puedan generar, transportar y manipular con naturalidad, tanto por los ciudadanos como por la propia Administración.
Consideraciones:
Los ficheros electrónicos tendrán el formato PDF (Portable Document Format) y tendrán una ocupación máxima, como norma general, de 30 MB (Megabyte),si el contenido es susceptible de ser entregado mediante la Sede Electrónica de la Gerencia, si fuera de forma presencial, en la dependencias de La Gerencia Municipal de Urbanismo, el tamaño del archivo podría ser ligeramente superior.
Los documentos electrónicos pueden presentarse en la OAC en los siguientes soportes: CD,DVD o dispositivos de memoria por USB.
Los ficheros electrónicos que aporten los/as ciudadanos/as deberán estar firmados electrónicamente para que tengan validez (salvo el índice de los proyectos técnicos, ver más abajo). Además, se configurará la realización de dicha firma electrónica para que ésta venga integrada dentro del propio documento PDF.
Los documentos electrónicos aportados no tendrán ninguna restricción que impida su copia, incorporación de nuevas firmas, conversión o impresión, a fin de permitir su integración en los sistemas de tramitación electrónica.
Como norma general, dada la importancia para la veracidad de los documentos electrónicos presentados, los planos, o cualquier documento que así lo necesitara, deberán ser generados a pdf teniendo en cuenta los tamaños de hoja y los ajustes exactos de escala, de tal manera que se puedan realizar mediciones e impresiones a escala a partir de los mismos. Para un correcto estudio y archivo de los proyectos o documentos técnicos, los documentos específicos deberán incorporarse en una carpeta concreta en la raíz de la documentación presentada, con el nombre “PROYECTO”. Además, debe cumplir los siguientes requisitos:
Los documentos técnicos podrán ser incorporados en un único archivo electrónico, siempre que éste no sobrepase la ocupación máxima permitida, sea fácilmente consultable, y esté correctamente ordenado.
Si no fuera el caso anterior, o se trataran de Proyectos Técnicos, los documentos se colocarán en una estructura de carpetas (dentro de la carpeta PROYECTO) que permita identificar con claridad y rapidez cada uno de los documentos que lo conforman, por ejemplo, según la estructura indicada en el CTE, parte I (Memoria, Planos, Pliego de Condiciones, Presupuesto y Mediciones y Anejos). Es IMPORTANTE señalar que los documentos no han de estar separados de forma independiente, es decir, si existen veinticinco planos, no se aceptarán los veinticinco planos por separado, sino todos en un único documento, y lo mismo para las memorias, presupuestos, pliegos etc. Ejemplo de estructura:
Además, para facilitar el trabajo de consulta de la información, en la raíz de las carpetas mencionadas (siempre dentro de la carpeta PROYECTO), se insertará un documento a modo de índice, en el que se describirá toda la documentación que contienen las carpetas, con los marcadores necesarios para poder llegar rápidamente a todos y cada uno de los documentos. Atención, este documento índice se debe presentar en formato pdf, pero sin firmar electrónicamente.
Si la documentación a presentar ya tuviera una estructura aprobada oficialmente por algún Colegio Profesional, o cualquier organismo público, ésta también sería válida en la OAC, incorporada siempre dentro de mencionada carpeta PROYECTO.
Si se diera la circunstancia de tener que aportar proyectos o documentos técnicos reformados/modificados de otros que ya estuvieran en poder de Administración, con la intención de favorecer la actualización de los mismos, además de presentar el documento correspondiente en el que se describan los cambios, se adjuntarán los documentos objeto de la reforma/modificación actualizados con dichos cambios.
En el caso de documentación georeferenciada se realizará en coordenadas UTM ETRS-89 concordantes con la cartografía municipal (GrafCan).
Para garantizar la seguridad informática de la OAC los soportes informáticos entregados deben estar libre de cualquier tipo de malware (Virus, Troyanos, Gusano, Dialers, Spyware, Adware, Hijackers...). Si se detectara cualquier tipo de circunstancia en este sentido, el soporte será rechazado y no será válida la información que contenga. La Administración no se hace responsable del bloqueo o eliminación de los ficheros infectados.